LAS EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS

Cuando una empresa decide organizar un gran evento le surge la duda de si planificarlo y organizarlo internamente a través de su departamento de marketing, o bien contratar a una empresa externa especializada en la organización de eventos empresariales.

El propósito principal de este tipo de empresas es asesorar y gestionar los eventos de forma rápida, eficaz y con profesionalidad.

Las empresas organizadoras de eventos cuentan con equipos de profesionales especializados en todas las áreas relacionadas con la organización de eventos, desde el departamento creativo, las relaciones públicas, el diseño gráfico, la gestión de redes sociales, etc. Por su experiencia y su saber hacer en la organización de eventos, pueden prestar un servicio integral al tener contactos con todos los proveedores implicados: empresas de catering, azafatas, hoteles, intérpretes, ... Será a partir de una reunión con la empresa - cliente cuando los creativos definirán cómo crear la estrategia que cumpla los objetivos marcados.

A continuación os presento un vídeo acerca de un evento empresarial planificado para la presentación de un nuevo producto.

COMPROBACIÓN DEL EVENTO DESARROLLADO

Una vez finalizado el evento es recomendable evaluar en qué medida se han alcanzado los objetivos establecidos que motivaron la celebración del evento. Para ello es necesario:

• Realizar informes periódicos sobre cómo avanza la organización y el desarrollo del evento, de tal manera, que permita en el momento modificar cualquier circunstancia no adecuada.
• Conocer las opiniones de los participantes involucrados, los asistentes y los organizadores, para medir el grado de cumplimiento de sus objetivos (a través de reuniones, encuestas de satisfacción).
• Conocer la repercusión pública del evento, el interés suscitado en los medios de comunicación.
• Cerrar las cuentas de gastos, que deberían ajustarse al presupuesto asignado. Es imprescindible ajustar la calidad de los componentes del evento dentro de un baremo de presupuesto establecido. El evento debe generar valor añadido, y su coste debe repercutir en beneficios mayores para la empresa. 
• Presentar un resumen final breve sobre la ejecución del evento que incluya cualquier eventualidad surgida durante el mismo y la forma en la que se ha procedido para solventarla.

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PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO CORPORATIVO

La planificación de un evento es una de las claves fundamentales, y para ello es necesario seguir una serie de pautas para conseguir que sean lo más efectivos posible. Es importante a la hora de planificar tener en cuenta:

• Los objetivos, esto es, qué se persigue conseguir con la celebración del evento. Ello establecerá los participantes del evento y los temas a tratar.
• El cronograma, el tiempo destinado a su desarrollo
• El presupuesto asignado para ello

La planificación debe tener detallados los siguientes aspectos:

1. Asignar un responsable.
2. Convocatoria de los asistentes. Envío de credenciales.
3. Preparar la logística.
4. Elaborar una agenda de contenidos o programa. Esto es, el guion de las acciones, actividades o temas a tratar durante el evento.
5. Medidas de seguridad, como planes de evacuación, asignación de seguridad policial, estacionamiento, vigilancia de vehículos, controles de acceso, atención médica u otras condiciones de seguridad, como la revisión de extintores, salidas de emergencia, ...

Como ejemplo, adjunto un vídeo donde se especifica los pasos seguidos en la celebración de un evento de moda.

LOS EVENTOS CORPORATIVOS

Los eventos son una herramienta imprescindible para las empresas por ser un medio de comunicación directo en los que se pretende llegar a un público objetivo, transmitiendo un mensaje y buscando una reacción positiva en ellos.

Podemos diferenciar dos tipos de eventos, los de carácter interno y los externo.

Eventos Internos

Los eventos internos son aquellos que se realizan dentro de la propia empresa y se rigen por un mismo objetivo: comunicar novedades, como lanzamiento de nuevos productos; planificar estrategias; establecer objetivos; premiar a los equipos; ...

Los eventos internos facilitan la relación entre trabajadores reforzando el sentido de pertenencia a la empresa, además de facilitar el intercambio de información y de conocimientos.

Eventos Externos

Los eventos externos son aquellos que están dirigidos a un público ajeno a la empresa (clientes, clientes potenciales, medios de comunicación, influencers, etc). Este tipo de eventos son una herramienta muy potente de comunicación para las empresas ya que les permite diferenciarse de la competencia.

Más adelante explicaré los factores principales que inciden en la organización de eventos corporativos.

A continuación os presento una entrevista a Ana Aínsa, socia - directora de BYA Comunicación y Javier Lozano, vicepresidente de Avalor, donde nos presentan los aspectos fundamentales que debe tener un evento empresarial de éxito.

EL CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD

El contrato de confidencialidad (Non-Disclosure Agreement) es un acuerdo entre dos partes por el cual se comprometen a respetar el secreto y la confidencialidad de la información que van a compartir y a usarla solo para el fin que se estipule, evitando que una de las partes trate la información para su propio beneficio.

Las partes a incluir en un contrato de confidencialidad son las siguientes:

- Las partes implicadas: cada una de las partes que firmarán el contrato y compartirán la información, identificando también la parte por la que actúan o representan (caso de los administradores o apoderados de las personas jurídicas)

- Concepto y finalidad: esto es, qué información se quiere proteger, qué información se compartirá, y con qué fin.

- Excepciones: qué información no se considera confidencial; posibilidades de rescisión de contrato; ...

- Sanciones en caso de incumplimiento del acuerdo.

- La duración del contrato

- Firmas

- Cláusulas para garantizar la privacidad y efectividad del acuerdo.

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LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Ley de Protección de Datos LOPD, Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, es de obligado cumplimiento para todas las personas físicas y jurídicas que posean datos de carácter personal de personas físicas.

Acceso al BOE: LOPD

                                                          TÍTULO  I 

                                                 Disposiciones generales 

Artículo 1. Objeto. La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. 1. La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.

La LOPD tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles atendiendo al grado de información que se recoja de clientes, empleados, proveedores, ...

        - Nivel Básico: datos identificativos como el NIF, número de la Seguridad Social, nombre y apellidos, dirección, teléfono, firma, foto, correo electrónico, ...

        - Nivel Medio: datos sobre infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios, y datos referentes a las personalidad o comportamiento de las personas, como gustos, costumbres, aficiones, ...

        - Nivel Alto: datos acerca de la ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

LA GESTIÓN DE CONFLICTOS

Un conflicto es la divergencia percibida de intereses o creencias, que hace que las aspiraciones corrientes de las partes no puedan ser logradas simultáneamente. Es el proceso cognitivo emocional en el que dos individuos perciben metas incompatibles dentro de su relación de interdependencia y el deseo de resolver sus diferencias de poder.

Los tres elementos de un conflicto son:

- El problema, es decir, conocer la causa que lo ha provocado.

- Las personas o cada una de las partes implicadas en el conflicto. 

- El proceso, esto es, saber en que momento se encuentra el conflicto. Diferenciamos 3 fases:

             - la fase de escalada, donde hay un incremento de la violencia y de los comportamientos competitivos entre las partes. En este punto, hay que evitar conductas que suban la tensión e iniciar estrategias que favorezcan la reducción del conflicto.

             - la fase de punto muerto, donde la mediación es muy importante, ya que las partes en conflicto quieren resolverlo, pero no saben cómo.

                  - la fase de desescalada, que es aquella en la que las partes ya quieren cooperar, y donde el mediador facilita la cooperación de las partes.

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EL AMBIENTE LABORAL

El ambiente laboral es uno de los aspectos más importantes para la empresa y lo podemos definir como el conjunto de condiciones sociales y psicológicas que caracterizan a la empresa, y que repercuten de manera directa en los empleados: en su desempeño o productividad, en su satisfacción personal y en sus relaciones con los demás.

Algunos de los aspectos que deben darse para conseguir un buen clima de trabajo son:

- Estructura: representa la percepción que tienen los trabajadores sobre las reglas, procedimientos ... de la empresa.

- Responsabilidad de cada empleado en la realización de sus tareas y la autonomía en la toma de decisiones.

- Recompensa o incentivos por el trabajo bien realizado.

- Retos laborales, que impulsen la motivación del trabajador.

- Relaciones entre los empleados y los superiores: el respeto, el compañerismo, la confianza. Estos aspectos son de gran importancia e incluso pueden ser percibidos por los clientes, proveedores, ...

- Cooperación. La importancia de la existencia de un buen líder.

- Una buena gestión de conflictos. Hablaré de ellos en la próxima entrada ...

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EL LIDERAZGO EN LA EMPRESA

"Una persona puede ser líder pero no tiene porqué ser jefe, y una persona puede ser jefe, pero no tiene porqué ser líder."

Lo que caracteriza a un buen líder es su habilidad en conducir equipos, en ser buen comunicador, y para ello es importante tener una visión de futuro, tener credibilidad y generar confianza haciendo que cada integrante del grupo de trabajo se sienta identificado con las metas marcadas.

La motivación es un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta de la persona hacia metas o fines determinados; es el impulso que mueve a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación.

Saber motivar a los trabajadores con técnicas y métodos que les permitan ser más productivos y en un ambiente de trabajo agradable, incrementarán las opciones de que aumenten su rendimiento y, por tanto, lograr los objetivos marcados previamente por la dirección de la empresa. La motivación repercutirá positivamente en los trabajadores no solo a nivel laboral, sino también a nivel personal.

Más adelante nos adentraremos sobre los factores que influyen en un buen ambiente de trabajo.

A continuación presento un vídeo ilustrativo de quienes forman un equipo y el rol que cada uno de ellos desempeña dentro del mismo.

FUNCIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCION

La amplia formación y conocimientos adquiridos por el asistente a la dirección en los últimos años (idiomas, conocimientos económicos, derecho, contabilidad, ...) le han permitido que se le delegue una serie de funciones de mayor importancia y responsabilidad, adquiriendo, por tanto, un mayor protagonismo y reconocimiento en la empresa. 

Un asistente a la dirección deberá saber y utilizar técnicas para la optimización del tiempo, la motivación y coordinación de equipos, desarrollar herramientas para solventar situaciones de conflicto, planificar las tareas de la dirección, la organización de eventos corporativos, ...

El auge y la continua evolución que está teniendo la organización de eventos de empresa ha hecho que el asistente de dirección tenga que conocer al detalle todas las fases para llevar a cabo su consecución a través de un control de cada una de ellas: planificación, producción, ejecución y seguimiento. En estas fases debe haber una gran coordinación y comunicación con los distintos proveedores de servicios para su correcta ejecución.

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